Стоимость эксплуатации СКУД. Пути сокращения потенциальных расходов

Использование СКУД способно принести организации множество преимуществ. Но также стоит помнить о том, что на содержание и обслуживание такой системы предстоит тратить дополнительные деньги.

Предприниматели, которые уже поставили себе систему контроля доступа, успели отыскать множество способов для значительного уменьшения вложений.

В этом материале мы расскажем о том, на что стоит в первую очередь обратить внимание, если вы тоже собираетесь сэкономить и при этом сохранить полную функциональность установленного на конкретном объекте технического и программного комплекса.

Оптимизация работы СКУД как возможность сократить расходы организации

Когда компания только планирует начинать использовать СКУД на своих объектах, она часто задумывается о системе внедрения. Но стоит сразу также указать стоимость эксплуатации, которая может начислять за разные периоды использования технического решения.

Практика показывает, что в некоторых случаях сопутствующие расходы составляют до 70% от общей стоимости использования СКУД. Это стоит учитывать, потому что есть большая вероятность оказаться неподготовленным к потребности внесения дополнительных средств.

Далее рассмотрим, какие факторы влияют на стоимость эксплуатации системы и что сделать для того, чтобы сэкономить на каждом из них.

Актуализация данных на стороне СКУД как статья расхода на содержание системы

СКУД приходится работать с большим количеством информации. Это нужно для того, чтобы предоставлять аналитику, давать основания для назначения взысканий сотрудникам за нарушение рабочего графика или выявлять другие потенциальные проблемы.

Вот лишь несколько примеров данных, которые система должна исправно обрабатывать:

• Рабочие графики.
• Сведения о посетителях конкретного объекта, прошедших через проходную.
• Сведения кадрового характера о конкретных работниках компании.

Пока СКУД используется в здании, эту информацию нужно будет вносить в базы данных и актуализировать. Здесь появляется первая проблема, связанная с системой – все это требует значительных временных затрат. Когда система разрастается все больше и больше или изначально установлена на крупном объекте, всегда приходится тратить дополнительное время на ее содержание.

Если передавать все данные на актуализацию исключительно вручную, то есть вероятность что будут допущены распространенные ошибки. Корень проблемы заключается в человеческом факторе. Когда приходится работать с большими массивами данных, есть риск что человек допустит ошибку.

Это усугубляется в том случае, если у вас большая текучка кадров и за обслуживание СКУД постоянно отвечают новые лица.

Чтобы не допустить постоянного роста стоимости обслуживания, увеличения вероятности допущения ошибок, потребуется использование современных методов для оптимизации процесса. Есть большое количество программ, которые позволяют синхронизировать работу базы данных СКУД с теми, что уже есть в компании.

В таком случае вам потребуется дополнительно внедрить различные программные комплексы. К ним относятся такие популярные продукты, как 1С. Когда синхронизация проведена правильно, установлен график с периодичностью обновления информации, исключается большинство потенциальных проблем, в том числе, появление ошибок или потребность в двойном ведении базы данных.

Упрощается и непосредственный процесс делегирования прав доступа. Вы четко разграничиваете то, кто сможет видеть информацию о сотрудниках и посетителях, вносить информацию в сведения, которые предоставляются для аналитики.

Чтобы дополнительно упростить использование и обслуживание системы, стоит использовать и несколько дополнительных простых средств. К ним относятся такие, как:

• Автоматические внесение всех баз данных. В таком случае достаточно будет просто поставить сканеры, которые направлены на считывание сведений с определенного носителя, к примеру, с магнитной карты работника. Таким образом, вы освободите оператора от ручной работы и уменьшите затраты.
• Применение терминалов с функцией самостоятельной регистрации посетителей. В этом случае, можно будет всего за несколько минут получить пропуска, которые в будущем будут использоваться посетителями здания.

Автоматизация процессов в этой сфере гарантирует, что вы сможете получить массу дополнительных возможностей, а также освободите свой персонал, будете намного более эффективно использовать доступные возможности.

Особенности применения сведений СКУД при использовании сторонних систем

Если в вашем здании используется СКУД, оптимизировать его работу можно сделать систему частью общего комплекса средств сбора аналитики. Могут применяться различные виды данных, которые собираются в базы, а потом применяются для анализа.

Пример – сбор сведений о соблюдении рабочего графика сотрудниками. В таком случае система будет регистрировать время начала и окончания рабочего дня, а также перемещения внутри здания. Если человек покидает офис или идет в столовую, все это будет зарегистрировано.

Подобная схема работы требует использования внешних программных средств. Одним из наиболее популярных среди них становятся 1С.

Автоматизация в этой области также становится настоящим краеугольным камнем. Важно чтобы информация передавалась во внешние системы быстро, могла автоматически актуализироваться. Если вы уменьшаете объем ручного труда оператора, это помогает не только уменьшить вероятность появления ошибок, но также и сократить штат.

Также стоит обратить внимание на то, что процессом автоматизирования должны заниматься профессионалы. Они также помогут вам не допустить проникновения информации в руки третьих лиц.

Обслуживание СКУД – еще одна статья расходов

Как и все виды техники, которая устанавливается в здании, СКУД стоит периодически обслуживать. Список работ, а также график, по которому они будут проводиться, устанавливается заранее. Это нужно для того, чтобы не пропустить очередную стадию обновления данных и не столкнуться с распространенными ошибками и проблемами.

Есть несколько вариантов проведения обслуживания. К ним относя относятся такие, как:

• Проведение диагностики. Есть заранее подумать о том, как будет проводиться диагностика, можно на ранней стадии найти признаки поломок или крупных системных сбоев. При выполнении диагностики специалисты устраняют мелкие повреждения данных и не дают проблемам накопиться как снежному кому.
• Резервирование и копирование данных. В работе любой информационной системы большое значение имеет правильное периодическое резервное копирование данных. При создании резервных копий, вы сможете не беспокоиться, что из-за системного сбоя какие-либо данные будут утеряны и вы не сможете их использовать в будущем.
• Периодическая очистка архива событий. Если этого не делать, данные будут постоянно накапливаться и занимать все больше и больше места. Это неизбежно приводит к тому, что приходится покупать дополнительные жесткие диски или тратить места в облачном хранилище.
• Восстановление сведений. Иногда из-за программных сбоев и по другим причинам, данные СКУД могут быть утеряны. Во многих случаях их можно будет восстановить и использовать в стандартном режиме.

Регулярное обслуживание и диагностика сами по себе помогают сэкономить значительные суммы. Но есть и дополнительные средства для уменьшения затрат.

Наиболее очевидный метод экономии – поручение всего спектра работ в руки сторонней компании. Метод аутсорсинга позволяет либо разгрузить собственный ИТ-отдел, либо совсем его не создавать. Во втором случае многие затраты на поиск, обучение персонала, создание рабочего места отпадут.

Обучение персонала позволит сделать СКУД значительно эффективнее

Когда на предприятии появляется СКУД, нужно будет позаботиться о том, чтобы с ним могли работать специалисты и в штате было достаточно профильных сотрудников.

Работа с нами позволяет значительно упростить работу со СКУД, а также сделать все для того, чтобы работники смогли быстро освоить все особенности обращения с ним, а общие затраты на работу были уменьшены.

Наша компания готова предоставить все что нужно для того, чтобы обучение персонала прошло по всем правилам и ваши сотрудники могли сами обращаться со СКУД. Но намного выгоднее передать установщикам и весь процесс работы с программным комплексом. Таким методом удается защититься от большинства ошибок и сделать все, чтобы система работала без сбоев, утраты информации.

Техническая поддержка может стать серьезной статье экономии

Техническая поддержка необходима при работе со СКУД. Она может касаться решения аппаратных и программных задач. Как уже было сказано выше, сам процесс поддержки может быть построен двумя основными методами:

• Создание внутри компании отдельного подразделения. Стоит помнить о том, что для многих специалистов штатного ИТ-отдела СКУД оказывается чем-то новым, к чему нужно привыкнуть, научиться пользоваться, понять основные проблемные участки и дополнительные возможности. Со стороны руководителя может потребоваться привлечение дополнительного персонала под такие задачи, либо переучивание того, который уже есть в распоряжении. Нужно помнить и о стандартных издержках содержания работников в штате – многочисленные дополнительные отчисления, периодическая недоступность, сложность с увольнением и многое другое.
• Передача задач на аутсорсинг. Второй вариант – привлечение компании, которая могла бы полностью заниматься СКУД и решать все связанные с ним проблемы. Можно передать такие задачи нам. В таком случае, не нужно будет создавать отдельную штатную единицу, на которую бы передавались все задачи технической поддержки.  Та как сотрудники отлично разбираются как в самом оборудовании, так и в программном обеспечение для него, стоимость работ со СКУД становится сильно ниже. Исключается вероятность потери данных и других проблем, которые могли бы появиться из-за некомпетентных действий штатного специалиста.

При необходимости можно будет рассчитать стоимость обслуживания СКУД в зависимости от необходимости выполнения различных видов дополнительных работ. Таким образом вы сможете на практике убедиться в том, что аутсорсинг в подобной сфере становится наиболее простым и доступным методом чтобы значительно сэкономить деньги и уйти от большинства распространенных проблем.

Увеличение срока использования оборудования СКУД как дополнительная статья экономии

Еще одним фактором сокращения затрат на работу системы СКУД вашем здании станет ее правильное использование. Есть несколько рекомендаций, на которые стоит обратить наиболее пристальное внимание в процессе. К ним относятся такие, как:

• Не пытайтесь выполнить ремонт технической части СКУД своими силами. Со стороны может показаться, что устройство комплекса достаточно простое. При этом на практике ремонт часто становится достаточно сложной задачей – не оказывается возможностей для диагностики или нужных деталей. Подобные попытки могут сделать процесс значительно более длительным.
• Используйте только лицензионное программное обеспечение. У нелицензионного есть большая вероятность столкнуться с проблемами стабильности, которые нанесут большой вред всему программному комплексу, потребуют сложных и длительных работ по исправлению ситуации.
• Постоянно следите за информационной безопасностью. Компания должна уделять максимум внимания тому, чтобы не пропускать вирусы, а также не позволять третьим лицам получать доступ к СКУД, управлять системой или вносить какие-либо изменения в базы данных.
• Предоставить кому-то из персонала обучение относительно использования СКУД и решения возникающих на месте проблем. Это нужно для того, чтобы быстро среагировать на ситуацию, дождаться мастеров или решения вопроса удаленной поддержкой.

Также стоит помнить о том, что все работы стоит поручать профессионалам. В случае с такими сложными в установке и последующем обслуживании системами, всегда остается вероятность того, что погнавшись за сиюминутной экономией, есть риск столкнуться с более крупными проблемами в будущем.

Наша компания давно и успешно занимается установкой СКУД, решает все вопросы, которые связаны с выполнением такой процедуры. Мы не только занимаемся подбором всего оборудования, обеспечением системной интеграции и решением других вопросов, но предлагаем всю нужную техническую поддержку.

При необходимости, сможем масштабировать систему, подключить новые функции или предоставить профессиональную консультацию по всем интересующим вас вопросам. Чтобы получить первую консультацию, расчет установки СКУД на конкретном объекте или его последующего обслуживания, оставьте заявку на сайте или звоните по указанным телефонам.